En esta publicación
- 1. Empezá por identificar bien los productos
- 2. Registrá todos los movimientos
- 3. Un ejemplo para conciliar cantidades
- 4. Contá con un método que permita confiar en el resultado
- 5. Priorizá lo que más impacto tiene
- 6. Definí cuándo reponer
- 7. Qué hacer con la mercadería inmovilizada
- 8. Tres datos para revisar cada mes
- Preguntas frecuentes
El sistema muestra mercadería disponible, pero cuando preparan el pedido el producto no aparece. Al mismo tiempo, hay cajas que llevan meses sin movimiento y siguen ocupando espacio.
La reacción habitual es comprar más para evitar perder ventas. Sin embargo, si el problema está en los registros o en la reposición, aumentar las compras puede agravar la falta de caja.
Controlar stock requiere saber qué tenés, dónde está, en qué estado y qué movimientos explican su cantidad. Con esa base podés decidir cuánto comprar y qué hacer con los productos que no salen.
1. Empezá por identificar bien los productos
Asigná un código único, una descripción clara y una unidad de medida a cada artículo. Si comprás por caja y vendés por unidad, definí la conversión y usala en todos los registros.
Diferenciá presentaciones, tamaños, colores o lotes cuando afecten la venta o el control. Dos productos parecidos con el mismo nombre pueden generar sustituciones involuntarias y faltantes aparentes.
Identificá ubicación, estado y titularidad. La mercadería de terceros, en consignación, reservada, dañada o pendiente de devolución no debería mezclarse sin distinción con la disponible para vender.
2. Registrá todos los movimientos
El registro debe reflejar entradas, ventas, devoluciones, transferencias entre depósitos, consumos internos, muestras y bajas. Si una salida ocurre sin documentarse, el sistema seguirá mostrando un producto que ya no existe allí.
Definí qué comprobante respalda cada movimiento, quién lo registra y cuándo. No alcanza con ingresar compras a fin de mes si durante las semanas se toman decisiones con cantidades desactualizadas.
Deslizá la tabla hacia los lados para ver todas las columnas.
| Movimiento | Control propuesto |
|---|---|
| Recepción de compras | Comparar lo pedido, lo recibido y la documentación. |
| Preparación de pedidos | Verificar código, cantidad y salida registrada. |
| Devoluciones | Separar recepción, revisión de estado y reingreso autorizado. |
| Ajustes y bajas | Documentar causa, cantidad y aprobación. |
3. Un ejemplo para conciliar cantidades
Para un producto, el registro de la semana muestra:
Deslizá la tabla hacia los lados para ver todas las columnas.
| Concepto | Unidades |
|---|---|
| Existencia inicial | 120 |
| Compras recibidas | +80 |
| Salidas por ventas | −150 |
| Bajas documentadas | −5 |
| Existencia esperada | 45 |
| Conteo físico | 39 |
| Diferencia a investigar | 6 unidades faltantes |
Si el costo unitario de referencia es $20.000, la diferencia representa $120.000 a ese costo. Pero no corresponde concluir automáticamente que hubo una sustracción.
Primero revisá si existió una entrega no registrada, un error de recepción, una confusión de unidades o un movimiento entre depósitos. Ajustar la cantidad sin identificar la causa puede hacer que el mismo desvío se repita.
Ejemplo hipotético. El importe ayuda a dimensionar la diferencia; su tratamiento contable y fiscal depende de los hechos y la documentación.
4. Contá con un método que permita confiar en el resultado
Podés combinar inventarios generales con conteos parciales durante el año. La frecuencia debería responder al valor, la rotación, la criticidad y los antecedentes de diferencias.
Antes de contar, ordená ubicaciones y definí un corte de movimientos. Si no podés detener toda la operación, aislá el sector y registrá expresamente lo que entra o sale durante el conteo.
Como control, procurá que el primer conteo no esté condicionado por la cantidad del sistema y que las diferencias relevantes tengan un segundo recuento. Identificá quién contó, cuándo y sobre qué ubicación.
En una empresa pequeña quizá no sea posible separar todas las tareas. Podés compensarlo con revisión del dueño sobre ajustes, muestras de recepción y diferencias significativas. La idea es que nadie modifique existencias importantes sin un control independiente.
5. Priorizá lo que más impacto tiene
Una clasificación práctica puede distinguir artículos de alto impacto económico o críticos para operar, productos de importancia intermedia y artículos de menor impacto.
El criterio puede combinar valor de consumo, margen, riesgo de pérdida y necesidad de disponibilidad. Un repuesto barato que detiene una máquina puede ser crítico aunque represente poco dinero.
Usá esa clasificación para definir frecuencia de conteo, autorizaciones y stock de seguridad. No hace falta imponer los mismos controles a un insumo común que a un producto costoso o con vencimiento próximo.
6. Definí cuándo reponer
Como punto de partida, podés estimar el consumo esperado durante el plazo de entrega y agregar un stock de seguridad.
8 unidades diarias × 7 días de entrega + 24 unidades de seguridad = 80 unidades
En este ejemplo, la señal de reposición aparece cuando la posición de inventario llega a 80 unidades: existencias físicas más pedidos confirmados pendientes de recepción, menos unidades ya comprometidas, sin duplicar reservas.
El punto de pedido indica cuándo revisar la reposición; no dice por sí solo cuánto comprar. Para la cantidad, considerá consumo, compra mínima, espacio, caja y pedidos ya emitidos.
Supuesto didáctico con demanda estable y plazo de entrega conocido. El stock de seguridad de 24 unidades es ilustrativo. Debe adaptarse a variabilidad, nivel de servicio buscado y riesgo de demoras.
7. Qué hacer con la mercadería inmovilizada
Prepará un reporte de productos sin movimiento por períodos relevantes para tu actividad. Revisá si se trata de estacionalidad, una compra excesiva, un cambio de modelo o un artículo que ya perdió demanda.
Según el caso, podés negociar devoluciones, redistribuir entre sucursales, armar promociones o discontinuar nuevas compras. La decisión debe considerar cuánto se recupera y qué margen se resigna.
Si el stock promedio baja de $15 millones a $12 millones a valores comparables, la inversión en existencias disminuye $3 millones. Eso no significa que aparezcan de inmediato $3 millones en el banco. La mejora de caja dependerá de cómo se venda, cobre y reponga la mercadería, y de si hay pérdidas o descuentos.
8. Tres datos para revisar cada mes
Podés empezar por el importe y las causas de las diferencias de inventario, el stock sin movimiento y los pedidos que no pudiste atender por faltantes. Esos datos muestran pérdidas de control, dinero inmovilizado y problemas de disponibilidad.
Sumá luego rotación y días de inventario, usando valores a costo consistentes. El artículo sobre siete indicadores de gestión explica cómo calcularlos e interpretarlos junto con rentabilidad y caja.
Asigná una acción a cada desvío: corregir un circuito, revisar una compra o cambiar una frecuencia de conteo. El objetivo del control es evitar que el faltante se repita y mejorar la decisión de reposición.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un software costoso?
No necesariamente. El volumen y la complejidad determinarán la herramienta. Un sistema ayuda, pero necesita códigos, movimientos y responsables bien definidos.
¿Conviene reducir todo el stock?
No. Conviene ajustar existencias a la operación. Reducir productos críticos sin considerar reposición puede generar más pérdidas por ventas frustradas o interrupciones.
¿Un conteo al cierre del ejercicio alcanza?
Puede aportar información para ese momento, pero no explica por sí solo lo que pasó durante el año. Los controles periódicos permiten detectar desvíos antes.
Comprar mejor empieza por conocer lo que ya tenés
En Estudio Manissero acompañamos a PyMEs en la revisión de inventarios y controles administrativos, para mejorar la información sobre existencias y su impacto en costos, resultados y caja.
Contador Público · Estudio Manissero, Villa Mercedes, San Luis.